نحوه مقایسه دو فایل اکسل

لطفاورودیاعضویتپستهای دوستداشتنی
مقاله
نحوه مقایسه دو فایل اکسل

آیا تا الآن برای شما هم پیش آمده است که بخواهید دو فایل مایکروسافت اکسل را با یکدیگر مقایسه کنید؟ در ادامه این مقاله از وب سایت ویکی هو ، ما قصد داریم تا دو راه آسان برای انجام این کار را به شما آموزش بدهیم.پس در ادامه با ما همراه باشید.

دلایل زیادی وجود دارد که شما بخواهید دوفایل اکسل را با یکدیگر مقایسه کنید. در حالت عادی این عمل می تواند یک کار وقت گیر باشد که نیاز به تمرکز زیادی دارد، اما راههایی وجود دارد که می توان با استفاده از آنها این مقایسه را آسانتر کرد.

با توجه به اینکه شما قصد چه نوع مقایسه ای را دارید ما دو روش ساده را برای شما در نظر گرفته ایم.این که آیا شما فقط قصد دارید تا نگاهی نزدیک به صورت دستی داشته باشید و یا اینکه می خواهید دو فایل اکسل را یک مقایسه سنگین کنید.در ادامه دو روش ساده برای مقایسه شیت های مختلف وجود دارد.

چگونه فایلهای اکسل را مقایسه کنیم

اکسل این قابلیت را دارد تا به راحتی دو سند را در کنار یکدیگر بر روی صفحه نمایش نشان دهد تا کاربران بتوانند به سرعت و خیلی راحت در آنها تغییرات ایجاد کنند.برای اینکه دوسند را بتوانید بصورت همزمان در صفحه نمایش نشان دهید کافی است تا مراحل زیر را دنبال کنید.

  1. ابتدا workbookهایی را که قصد مقایسه آنها را دارید باز کنید.
  2. به قسمت View> Window بروید و Side by Side را انتخاب  کنید .

مقایسه فایلهای اکسل با چشم

برای شروع مقایسه، اکسل را  اجرا و هر فایلی را که قصد مقایسه آن را دارید بازکنید.  ما می توانیم از تکنیک مشابه برای مقایسه صفحات موجود در یک سند یا فایل های کاملا متفاوت استفاده کنیم.

اگر بیش از یک شیت در فایل اکسل خود دارید، قبل از آن باید آنها را به صورت دستی جدا کنید.برای انجام اینکار به View> Window> New Window بروید.

 مقایسه فایلهای اکسل با چشم

این عمل شیتهای شما را برای همیشه از هم جدا نمی کند، بلکه فقط به صورت موقت آنها را در قالب یک فایل جدید باز می کند تا شما بتوانید مقایسه خود را انجام دهید.

بعد، به زبانه View بروید و گزینه View Side by Side را از بخش Window انتخاب کنید .

 مقایسه فایلهای اکسل با چشم انتخاب این منو باعث می شود تا تمام صفحات اکسلی که در حال حاضر باز هستند لیست شوند و بصورت پلو به پهلو نمایش داده شوند. اگر فقط دو سند اکسل باز باشد، آنها به صورت خودکار انتخاب خواهند شد و نمایش داده می شوند.

 مقایسه فایلهای اکسل با چشم انتخاب های خودتان را انجام دهید و سپس بر روی OK کلیک کنید. شما هر دو صفحه فایل اکسل خود را در صفحه نمایش مشاهده خواهید کرد.

 مقایسه فایلهای اکسل با چشم

اگر دوست دارید راحت تر باشید، می توانید از دکمه Arrange All برای تغییر بین نحوه نمایش عمودی و افقی استفاده کنید.

 مقایسه فایلهای اکسل با چشم

یکی از گزینه های مهم برای آگاهی و اطلاع از تغییرات وضعیت و پیمایش همزمان هر دو فایل گزینه Synchronous Scrolling است.

Synchronous Scrolling فعال کردن این گزینه باعث می شود که شما اطمینان حاصل کنید که با حرکت دادن یک پنجره، پنجره دیگر نیز با آن همگام سازی شده و حرکت می کند. این مسئله در زمانی که شما در حال کار با فایلهای بزرگ اکسل هستید و میخواهید یک فایل را با فایل دیگری مقایسه کنید مهم است. اگر هر دو شیت به هر دلیلی به یکدیگر وابسته و هماهنگ نباشند،می توانید به سادگی بر روی Reset Window Position کلیک کنید.

مقایسه فایلهای اکسل با استفاده از قالب بندی شرطی

در بسیاری از موارد، بهترین روش مقایسه دو فایل اکسل همین است که هر دوی آنها را روی صفحه نمایش نشان دهیم و خیلی ساده آنها را با یکدیگر مقایسه کنیم. با این حال، این امکان وجود دارد که تا حدودی این فرآیند را به صورت خودکار انجام دهیم.

با استفاده از قالب بندی شرطی(conditional formatting) ، می توانیم اکسل را برای هرگونه اختلاف بین دو شیت بررسی کنیم. اگر همه چیزهایی که قصد دارید پیدا کنید تفاوت بین یک نسخه از فایل با نسخه دیگری از آن است، این عمل می تواند باعث صرفه جویی بسیاری در وقت شما شود.

برای این روش شما باید اطمینان حاصل کنید که دو شیتی که در حال کار با آنها هستید، جزء یک workbook هستند. برای انجام این کار، بر روی نام شیتی که می خواهید آن را انتقال دهید راست کلیک کنید و یکی از گزینه های Move یا Copy را انتخاب کنید .

مقایسه فایلهای اکسل با استفاده از قالب بندی شرطی

در اینجا می توانید از منوی کشویی فایل اکسلی را که قصد انتقال شیت مورد نظر به آن را دارید انتخاب کنید.

مقایسه فایلهای اکسل با استفاده از قالب بندی شرطی تمام سلول هایی را که در شیت قرار گرفته اند انتخاب کنید، در واقع جاهایی که می خواهید تفاوتها را برجسته کنید. یک راه سریع برای انجام این کار با کلیک کردن بر روی سلول در گوشه سمت چپ بالای صفحه است و یا با استفاده از کلیدهای میانبر Ctrl + Shift + End است.

به Home > Styles > Conditional Formatting > New Rule بروید .

مقایسه فایلهای اکسل با استفاده از قالب بندی شرطی

گزینه Use a formula to determine which cells to format را انتخاب و در ادامه عبارت زیر را وارد کنید.

=A1<>sheet_name!A1

فقط به یاد داشته باشید که باید عبارت “sheet_name” را به هر نامی که برای شیت خود انتخاب کرده اید برگردانید. پس از اجرای کامل این فرمول، بررسی می کند که آیا یک سلول در یک صفحه دقیقا مطابق با سلول مربوطه در شیت دیگر هست یا نه.در صورتی که محتوای آن مطابق با شیت دیگر نباشد آن را علامتگذاری می کند.

بعد، روی Format کلیک کنید و مشخص کنید که اختلاف ها را چگونه برجسته و متمایز کند. من برای این منظور پر کردن آن خانه با رنگ قرمز را انتخاب کرده ام، سپس بر روی OK کلیک کنید.

مقایسه فایلهای اکسل با استفاده از قالب بندی شرطی

در تصویر بالا، شما می توانید نتایج را ببینید. هر سلولی که حاوی یک تغییر است، قرمز رنگ شده است، و این روش باعث می شود که دو شیت را سریع و آسان مقایسه کنید.

کار سخت را به اکسل واگذار کنید

این روش فوق نشان می دهد که این یکی از راه هایی است که شما می تواند بعضی از کارها را به وسیله اکسل انجام دهید.اگر شما این کار را به صورت دستی انجام دهید، حتی اگر شما توجه و دقت کافی داشته باشید بازهم ممکن است شما یک تغییر را از دست داده و فراموش کنید. با استفاده از قالب بندی شرطی، می توانید اطمینان حاصل کنید که هیچ چیز از قلم نمی افتد و اختلاف ها و تغییرات به طور دقیق مشخص می شوند.

هنگامی که شما توانایی های خود را شناخته اید،می توانید با استفاده از یک تکنیک مانند قالب بندی شرطی و کمی ابتکار عمل در زمان و تلاش خود صرفه جویی کنید.

شما نظری در مورد مقایسه اسناد در Excel دارید؟ آیا شما نیاز به کمک در فرآیندهای گفته شده در این راهنما دارید؟ به هر حال، چرا به بحث  و تبادل نظر در بخش نظرات نمی پردازید؟

Reactions

0
0
0
0
0
0
قبلا به این پست واکنش نشان داده شده.

واکنش ها

کسی این مطلب را نپسندید؟

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *