نحوه استفاده از سبک ها در مایکروسافت ورد و صرفه جویی در وقت

لطفاورودیاعضویتپستهای دوستداشتنی
مقاله
نحوه استفاده از سبک ها در مایکروسافت ورد و صرفه جویی در وقت

اگر تا به حال زمان زیادی را صرف کشیدن و طراحی سبک و قالب بندی سند خود کرده باشید،حتما این ویژگی Microsoft Word را دوست خواهید داشت.مایکروسافت ورد با ویژگی های قدرتمند بسته بندی شده است، اما اکثر کاربران تنها برخی از این ویژگیها را میشناسند و برای انجام کارهای خود از حداکثر توانایی خود به جای توانایی مایکروسافت ورد استفاده می کنند.

در این مقاله ما به شما نحوه استفاده از ویژگی Styles Word را برای  قالب بندی سند به صورت خودکار نشان می دهیم.

ویژگی های سبک(Styles Feature) چیست؟

در اغلب موارد، Styles را در زبانه Home ، کمی در سمت راست و در مرکز مشاهده خواهید کرد. این بخش گالری سریع سبک است .

ویژگی های سبک(Styles Feature) چیست؟

دکمه فلش سمت راست را در نظر بگیرید. این دکمه به شما اجازه می دهد تا از طریق آن سبک های بیشتری از آنچه موجود است را بلافاصله مشاهده کرده و در آنها گردش کنید.

ویژگی های سبک(Styles Feature) چیست؟

با این حال، مکان ممکن است این بخش بسته به تنظیم پنجره سند شما متفاوت باشد.

اگر پنجره Styles را نمی بینید، روی هر کجای کادر جعبه در بالای سند Word که روبان نامیده می شود راست کلیک کنید.

پنجره Styles

روی Customize the Ribbon کلیک کنید. اطمینان حاصل کنید که جعبه Home در زیر Main Tabs تیک خورده است و سپس روی OK کلیک کنید.

پنجره Styles

اگر پنجره Styles هنوز در نوار شما ظاهر نشده، شما می توانید مستقیما ویژگی های سبک را با پیروی از همان مراحل بالا اضافه کنید و از طریق لیست Popular Commands به سمت چپ جعبه Main Tabs اضافه کنید.

روی Styles کلیک و سپس روی Add کلیک کنید.

پنجره Styles

اگر یک پیغام مبنی بر اینکه شما باید یک گروه جدید ایجاد کنید دریافت کردید، برگه ای را که می خواهید سبک ها را در آن به نمایش بگذارید انتخاب کنید. روی آن کلیک کنید و سپس روی New Group کلیک کنید. نام گروه Styles را تغییر دهید . سپس مراحل زیر را دوباره امتحان کنید.

Styles

این عمل نوار ابزار افقی را به سربرگ Home مایکروسافت Word اضافه می کند. همچنین یک منوی بازشو popup در سمت راست صفحه نمایش فراهم می کند.

سبک های ورد چیست؟

توجه داشته باشید که نمادهای موجود در سمت راست هر سبک نشان می دهد کدام ویژگی سند (پاراگراف یا فونت) توسط آن سبک تغییر می کند.

سبک های ورد

سبک فعلی هدر متن انتخاب شده و جعبه زیر را ببینید؟ این بخش در مورد سبک مورد استفاده در سند باز بر روی صفحه به شما اطلاع رسانی می کند. اگر چیزی قبلا تغییر نکرده است، در حال حاضر تنظیمات Normal است.

سبک های ورد

برای مشاهده تمامی سبک های در دسترس در ورد، فقط کافی است روی منوی Manage Styles در پایین جعبه باز شده سبک ها کلیک کنید.

Manage Styles

حالا شما می دانید که چگونه می توانید سبک ها را در مایکروسافت ورد پیدا کنید. با انتخاب یک سبک خاص، پارامترهای کل سند را تنظیم می کنید. این بدان معناست که شما از تغییرات دستی اجتناب کنید.

چگونه سبک های مایکروسافت ورد می تواند در مصرف زمان شما صرفه جویی کند

Styles مایکروسافت ورد به شما کمک می کند تا قالب بندی یک سند را به صورت خودکار انجام دهید. در اینجا چگونگی استفاده بیشتر از Styles  و صرفه جویی در وقت را به شما توضیح خواهیم داد.

1. اعمال سبک ها به بخش های کوچک و خاصی از اسناد

در بسیاری از موارد ممکن است یک سند فرمتبندی شده داشته باشید که همه یا بخشی از آن به شکلی که شما می خواهید به چشم نمی آید و مورد توجه قرار نمی گیرد. رفع آن آسان است. برای برجسته کردن متن و مورد توجه قرار دادن آن کافی است به منوی Styles بروید.

کلمات موجود در سند را انتخاب کنید و سپس یک سبک را برای اعمال آن بر روی متن انتخابی کلیک کنید. فقط سبک دلخواه را انتخاب کنید تا آن سبک برای نوشته شما انتخاب شود.

اعمال سبک ها به بخش های کوچک و خاصی از اسناد

عمل highlight و انتخاب کردن متن در ابتدای امر مانع تغییر کل سند می شود. به همین دلیل است که این عمل خوب است آنهم اگر شما برخی از قالب بندی های موجود در یک سند را دوست دارید اما قالب بندی سایر قسمت ها رضایت شما را حاصل نمی کند. به جای اعمال چندین تغییر سبک، تنها با چند کلیک به قالب بندی دلخواه خود دست پیدا خواهید کرد.

2. به سرعت به سبک موجود تغییر دهید

مایکروسافت ورد دارای سبک های مختلف از پیش طراحی شده است. شما ممکن است با بسیاری از آنها به قالب دلخواه و مد نظر خود دست پیدا کنید، اما کاملا مطابق آنچه در نظر شماست نخواهد بود. خوشبختانه، شما می توانید سبکهای موجود را تغییر دهید ، و آن را کاملا مطابق با مشخصات خودتان سفارشی کنید.

برای شروع، روی هر سبک که تمایل دارید در لیست سبک ها راست کلیک کرده و گزینه Modify را انتخاب کنید.

سفارشی کردن استایلهای ورد

این گزینه پنجره Modify Style را باز می کند. به هر حال اگر دوست دارید سبک را به روز کنید، سپس روی OK کلیک کنید.

همچنین می توانید این سبک به روز شده را فقط به این سند فعلی اعمال کنید، یا می توانید آن را به اسناد جدید بر اساس قالب فعلی اعمال کنید.

Modify Style

اگر می خواهید سبک اصلاح شده شما در گالری ورد یافت شود، گزینه Add to the Styles gallery را تیک بزنید. اگر نه، ممکن است بخواهید آن را بررسی کنید تا سبک بیشتری قابل دسترسی باشد.

شاید شما در حال گذراندن یک دوره هستید و استاد شما دوست دارد که مقالات خود را با سرصفحه های قرمز روشن بنویسید. این یک مثال است برای اینکه چرا شما ممکن است بخواهید تنظیم یک استایل را تغییر داده و سفارشی کنید.

سعی کنید از آنچه آموختید استفاده کنید. استفاده از این آموخته ها می تواند باعث خوشحالی شما شود.دانش جدید شما، به شما امکان می دهد چیزهای خاصی را در عرض چند ثانیه تغییر دهید بدون اینکه از تغییرات دستی در آینده استفاده کنید.

3. ایجاد یک جدول دارای محتویات (Table of Contents) با سبک

شما ممکن است در Word برای پروژه های طولانی، مانند مقالات پژوهشی چند بخشی یا فصل کتابها به کلمات وابستگی داشته باشید. اگر چنین است، جدول مطالب ضروری است. این انتظارات را مطرح می کند و به مردم می گوید که چگونه می توانند موضوعات خاصی را در مقاله یا کتاب پیدا کنند. این بخش همچنین باعث می شود تا سند شما به یک سند حرفه ای تبدیل شود، اما فقط اگر به درستی فرمتبندی شده باشد. به همین دلیل استایل های مایکروسافت ورد می تواند به شما در صرفه جویی در وقت کمک کند و نتیجه مورد نظر را خیلی راحت و سریع بدست آورید.

برای این کار فقط کافی است تا مکان نمای خود را در بخشی از سند که قصد دارید در آن جا از جدول محتویات استفاده کنید ببرید.

به برگه References مراجعه کنید و سپس Table of Contents را کلیک کنید.

Table of Contents

توجه به جعبه گفتگویی که ظاهر می شود. انتخاب Automatic Table 1 یا Automatic Table 2 فرآیند ایجاد را سرعت می بخشد.

یک جدول دستی ،امکان کنترل بیشتری نسبت به جداول اتوماتیک را به شما می دهد، اما اگر قرار است در آینده تغییراتی را در سند خود اعمال کنید، برای به روزرسانی بیشتر طول می کشد و زمان می برد.

گزینه Custom Table of Contents را بررسی کنید.

Custom Table of Contents

با انتخاب آن می توانید از Styles ها برای تغییر نحوه نمایش مطالب جدول استفاده کنید. روی Modify کلیک کنید. (تنها اگر در حال استفاده از فرمت From template هستید، می توانید این کار را انجام دهید)

اگر جدول مطالب شما دارای سطوح مختلف است، یکی را که میخواهید تغییر دهید انتخاب کنید و روی Modify کلیک کنید.

Table of Contents

بعد از تغییر سبک، جعبه گفتگوی آشنایی را می بینید. ویژگی ها را به صورت ضروری تغییر دهید، سپس روی OK کلیک کنید.

4. با استفاده از جداول با سبکها صحبت کنید

شما ممکن است قبل از این متوجه نشده باشید، اما مایکروسافت ورد Table Style را نیز ارائه کرده که به شما در دستیابی به اهدافتان کمک میکند، به خصوص هنگام تنظیم اطلاعات و تأکید بر عناصر خاص.

برای مشاهده نمودارها در ورد، روی Insert و سپس Chart کلیک کنید .

نمودارها در ورد

انواع نمودارهایی را که می خواهید در سند خود وارد کنید را انتخاب کنید، سپس روی OK کلیک کنید.

در حال حاضر انواع مختلفی از Styles را مشاهده خواهید کرد و گزینه های Chart Tools در یک برگه Design جدید ظاهر می شوند. این عمل ورد به طور خودکار زمانی که شما یک نمودار را انتخاب می کنید اتفاق می افتد.

Chart Styles اگر قصد دارید با نمودار کار کنید، مطمئن شوید که مایکروسافت اکسل را بر روی کامپیوتر خود نصب کرده اید. نرم افزار اکسل هنگام درج نمودار در ورد باز می شود و به شما اجازه می دهد تا داده های مورد نیاز نمودار را در آن وارد کنید.

گزینه Quick Layout عموما ابعاد نمودار را تغییر می دهد بدون اینکه قالب کلی نمودار را اصلاح کنید. برای مثال، اگر شما یک نمودار نواری(bar graph) داشته باشید، ویژگی Quick Layout تنها به شما اجازه می دهد که فرمت را برای سایر نسخه های نمودار نواری تنظیم کنید. در مقابل، بخش Chart Styles اجازه می دهد تا پس زمینه و افکتهای 3D را تغییر دهید.

برای ذخیره تغییرات به عنوان یک قالب روی نمودار کلیک راست کرده و Save as Template را انتخاب کنید .

نام قالب خود را به طوری که بتوانید به راحتی آن را برای پروژه های مشابه بعدا پیدا کنید وارد نمائید. به عنوان مثال، “گزارش سالانه نمودار” و یا “نمودار جلسه فروش” ممکن است به شما یادآوری کند که شما در حال حاضر یک الگو برای انواع پروژههایی که احتمالا آینده آنها را بازسازی میکنید، دارید.

Template

برای دسترسی دوباره به این سبک ، بار بعدی که یک نمودار جدید وارد میکنید، به پوشه Templates بروید.

Template

متناوبا، اگر شما قبلا یک نمودار ایجاد کرده اید و می خواهید سبک را تغییر دهید، می توانید به سادگی بر روی نمودار فعلی کلیک کنید، سپس بر روی Change Chart Type از بخش Design Chart Tools کلیک کنید. قالبی که قبلا ایجاد شده را انتخاب کرده و روی OK کلیک کنید.

Change Chart Type

شما چگونه از این سبک ها استفاده می کنید؟

همانطور که می بینید استایل ها در زمان کار با متن یا نمودار موجب صرفه جویی در زمان می شود. حتی اگر این قابلیت برای شما کاملا جدید است، شما راه هایی برای افزایش کارایی پیدا خواهید کرد.

انجام تغییرات توسط دست، جریان خلاقیت شما را مختل می کند. با استفاده از سبک ها، شما می توانید سند خود را به سرعت تنظیم و حرکت خود را در کارتان افزایش دهید.

چگونه می توانیم از سبک ها در ورد برای صرفه جویی در وقت استفاده کنیم؟ جوابهای خودتان را در بخش نظرات با ما درمیان بگذارید.

Reactions

0
0
0
0
0
0
قبلا به این پست واکنش نشان داده شده.

واکنش ها

کسی این مطلب را نپسندید؟

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *